Spark de Readdle propose des boîtes mail partagées collaboratives

En voilà une bonne idée. Les boîtes de réception partagées sont arrivées dans Spark - une nouvelle fonctionnalité qui permet à plusieurs membres d'une équipe d'accéder simultanément à des comptes de messagerie communs et d'améliorer la collaboration en attribuant des e-mails, en fixant des échéances, en discutant des e-mails en interne, ou même en rédigeant des courriels ensemble en temps réel.
 

Spark : les mails collaboratifs pour les utilisateurs de Teams

Les boîtes de réception partagées sont disponibles pour tous les utilisateurs de Spark for Teams disposant de comptes Gmail ou Google Workplace. Vous pouvez profiter de cette fonctionnalité sur Mac à partir d'aujourd'hui. Le support iOS suit dans quelques jours alors que la version Android est déployée au cours des deux prochaines semaines.

 

Téléchargez la dernière mise à jour Spark qui sera disponible dans la journée et découvrez comment les boîtes de réception partagées peuvent bénéficier à votre équipe.

Readdle introduit ce jour une mise à jour majeure de l'application de messagerie Spark que l'on a déjà présentée par le passé. Après plusieurs mois de travail acharné, les boîtes de réception partagées de Spark vont permettre à tout le monde, des petites équipes aux grandes entreprises, de mieux collaborer en utilisant le courrier électronique.

Pourquoi partager des boîtes de réception de courriels ?

Les comptes de messagerie partagés tels que contact@ / info@ / recrutement@ sont couramment utilisés aujourd'hui dans les entreprises de toute taille. Habituellement, il y a plusieurs personnes en coulisse qui traitent les courriels entrants et sortants dans ces comptes.

La façon la plus courante de partager l'accès à ces comptes de messagerie est d'avoir un mot de passe diffusé directement avec d'autres personnes. Malheureusement, non seulement le partage de mots de passe est très risqué, mais il y a beaucoup de frictions lors du travail avec des comptes de messagerie communs/partagés.

À moins que vous n'utilisiez des applications SaaS coûteuses, vous devez faire face à la complexité de :

• déterminer quel membre de l'équipe a répondu à un courriel
• perdre la trace des courriels auxquels il faut répondre
• traiter manuellement de l'ajout de nouvelles personnes et de la suppression de l'accès pour les anciens membres de l'équipe
• ne pas savoir combien d'utilisateurs accèdent au compte avec le mot de passe partagé.

Avec la dernière version de Spark, vous pourrez partager l'accès à n'importe quel compte de messagerie avec les membres de votre équipe sans avoir à vous soucier ou à faire face à l'une des complexités ci-dessus. Une fois configurés, plusieurs membres de l'équipe peuvent gérer simultanément les e-mails de ce compte, les affecter à des collègues et suivre clairement qui est responsable de chaque e-mail.
 

L'accès partagé aux comptes de messagerie vous permet de collaborer de meilleure manière et de travailler sans tracas avec le courrier électronique. On gagne en sécurité, en transparence et en productivité.

Les boîtes de réception partagées dans Spark apportent également toutes les fonctionnalités étonnantes disponibles dans Spark for Teams, telles que :

1. Assigner des courriels

Toute personne ayant accès à une boîte de réception partagée dans Spark peut attribuer un e-mail, soit à elle-même, soit à d'autres membres de l'équipe. Spark vous permet d'ajouter un message facultatif lors de l'attribution de l'e-mail à un membre de l'équipe.

Tous les e-mails entrants arrivant dans le compte de messagerie apparaissent sous l'onglet "Boîte de réception partagée" dans la barre latérale Spark.

2. Fixer des échéances et suivre les progrès

Les membres de l'équipe peuvent fixer des dates limites pour les e-mails attribués en activant une date et une heure d'échéance pour chaque e-mail. Spark vous rappellera automatiquement toutes les échéances à venir. Les membres de l'équipe peuvent voir la liste des e-mails attribués dans la boîte de réception partagée et garder une trace du moment où un e-mail attribué est fermé. Idéal pour une équipe de Service Clients par exemple.

3. Discuter des courriels à l'interne

Spark vous permet de discuter d'un e-mail en interne avec d'autres membres de l'équipe, tout comme vous le faisiez pour la messagerie instantanée ou le chat. Vous pouvez laisser des commentaires sur les e-mails, partager des fichiers et même réagir avec des émojis. Tout cela est privé et reste au sein de votre équipe. C'est une excellente façon de discuter de quelque chose avec d'autres membres de l'équipe avant de répondre aux courriels.

4. Rédiger de nouveaux courriels ensemble en temps réel

La dernière fonctionnalité, et non des moindres, vous permet de composer de nouveaux e-mails avec le compte partagé en tant qu'expéditeur. Mais surtout, vous pouvez inviter vos collègues à vous aider à rédiger des courriels et à leur permettre également d'envoyer eux-mêmes le courriel.

La rédaction d'un courriel avec vos coéquipiers facilite la collaboration rapide et la tâche plus rapide.

Comment configurer les boîtes de réception partagées dans Spark

Avec la fonctionnalité "Boîtes de réception partagées" maintenant disponible dans Spark, vous pouvez configurer plusieurs comptes de messagerie communs ou d'équipe. Voici comment faire :

1. Lancez Spark et assurez-vous de mettre à jour vers la dernière version.
2. Ouvrez les préférences de Spark et cliquez sur l'onglet "Comptes".
3. Cliquez sur le bouton + en bas à gauche.
4. Cliquez sur « Compte de messagerie partagé » pour ajouter un nouveau compte.
5. Choisissez une équipe existante ou créez-en une nouvelle.
6. Connectez-vous avec votre compte Gmail ou Google Workplace.
7. Vous pouvez maintenant sélectionner les membres de l'équipe pour collaborer sur cette boîte de réception partagée.

Si vous avez déjà un compte de messagerie que vous aviez configuré dans Spark, vous pouvez facilement le partager avec d'autres membres de l'équipe. Voici comment :

1. Lancez Spark et assurez-vous de mettre à jour vers la dernière version.
2. Ouvrez les préférences de Spark et cliquez sur l'onglet "Comptes".
3. Sous « Comptes privés », localisez le compte que vous souhaitez partager.
4. Cliquez sur « Partager le compte avec l'équipe » en bas à droite.
5. Sélectionnez votre équipe et confirmez que vous souhaitez effectivement partager le compte avec cette équipe sur l'écran suivant.
6. Maintenant, sous l'onglet « Membres » à droite, vous pouvez ajouter/supprimer des membres de l'équipe qui ont accès à cette boîte de réception partagée.

Voilà, vous savez tout sur la nouvelle fonction de partage de boîtes mails sur Mac.

Spark : un outil complet

Évidemment, Spark conserve tous ses autres avantages comme un accueil intelligent pour voir les emails importants, les gestes pour aller vite, des réponses rapides prédéfinies, des groupes de mails automatiques, des notifications enrichies, l'édition de masse, la programmation pour l'envoi, la gestion des outils de conférences, les raccourcis automatisés ou encore la prise en charge complète des appareils Apple comme l'iPhone, l'iPad, le Mac et l'Apple Watch.

 

Télécharger l'app gratuite Spark - l’e-mail de Readdle